Archiviazione ottica documenti a norme CNIPA

e-government

2009-10-03T12:18:00.001+02:00

Il Ministro Brunetta insiste sempre più sulla necessità ed opportunità economica di dematerializzare gli archivi cartacei e di trasformare le informazioni cartacee in informazioni digitali.

I vantaggi derivanti sono ormai più che noti, velocità di reperimento delle informazioni, sicurezza di immodificabilità, risparmio di tempo e denaro, competitività ed immagine aziendale.
Sono tutte osservazioni logiche e giuste, però, fino ad ora, poco attuate.

Il motivo è semplice, la dematerializzazione viene vista prevalentemente come un costo aggiuntivo e non una fonte di risparmio; le aziende ed anche le amministrazioni pubbliche sono molto restie ad investire in periodi diciamo complicati come quello attuale.

Giustamente ci si preoccupa della disoccupazione; ma allora mi chiedo, per quale motivo non incentivare un settore che potrebbe dare lavoro a molto persone?

La carta da eliminare o, quantomeno, da trasformare in bit ha una mole inimmaginabile; basti pensare a Tribunali, Cliniche, Studi legali o notarili, archivi comunali.

Un aiuto in termini economici con contributi governativi potrebbe dare quell' impulso, così come avvenuto per il settore auto e quello delle bici, necessario per far decollare un settore che di sicuro stimolerebbe l'economia con nuovi posti di lavoro, vendita di apparecchiature hardware necessarie, risparmio reale di denaro.

Dematerializzazione in outsourcing

2009-07-25T11:59:00.004+02:00

Da un articolo di Nicola Savino - blog.pmi.it
La riduzione dei costi è il sogno di ogni azienda, ancora di più quando un periodo di crisi economica come quello attuale influisce sul fatturato aziendale.
Purtroppo però le aziende dimenticano i costi dei processi interni e quindi gli interventi vengono effettuati esclusivamente con tagli sugli acquisti ; e ci si dimentica sistematicamente che una ottimizzazione della gestione dei processi interni può portare a risparmi inimmaginabili.
La gestione degli archivi cartacei è uno di quei processi interni che non viene molto considerato, si fatica a credere che la dematerializzazione, ed una conseguente gestione digitale degli archivi, permetta un abbinamento dei costi di molti punti percentuali
Già da alcuni anni in Italia è in vigore la normativa che consente la totale dematerializzazione dei documenti siano essi fiscali che civili, eppure, anche se molte aziende si avvalgono con proficui risultati della dematerializzazione dei documenti per molte altre non è ancora ben chiaro il vantaggio conseguente dall’adozione di tali sistemi.
Grazie alla totale valenza giuridica, sia ai fini civilistici che a quelli fiscali, dell’archiviazione ottica e della conservazione sostitutiva, è possibile risparmiare eliminando l’archivio cartaceo.
I costi imputabili all’archiviazione e alla gestione di fatture, documenti contabili e commerciali sono enormi in termini economici, di produttività, di personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy.
Da non sottovalutare la possibilità di avvalersi della Conservazione Sostitutiva in outsourcing, quindi per mezzo di aziende esterne; questo riduce a zero la difficoltà di implementare internamente una procedura che per qualche azienda risulterebbe troppo complicata e costosa.
Difatti l’art. 5 della delibera CNIPA n.11 del 2004, dà facoltà all’azienda di avvalersi di un soggetto terzo al quale affidare il processo di Conservazione Sostitutiva.
Inoltre rivolgendosi a centri specializzati si può effettuare anche l’archiviazione della documentazione pregressa, è stato calcolato che mantenere in vita un archivio cartaceo ha un costo medio annuo (nella condizione più favorevole) di circa 2/3 € per ogni pagina conservata contro i pochi centesimi (una sola volta) di costo di dematerializzazione.
Il vantaggio per un’azienda di delegare a terzi la gestione di alcuni processi che non hanno un collegamento diretto con il loro core business, permette di risparmiare sui costi produttivi, evitando di sostenere spese notevoli per le implementazioni di nuovi servizi, soprattutto ora che le aziende per restare competitive hanno l’obbligo di semplificare i processi interni organizzativi.
Affidare la realizzazione e l’aggiornamento di un archivio digitale a norma presso un’azienda esterna, consente di affrontare il problema in modo professionale, con realizzazione di un archivio ottico di elevata qualità e che sia conforme alle ultime normative. L’affidamento di un servizio in outsourcing, consente di eliminare costi di investimento in tecnologie e professionalità per la gestione dell’archivio e per la realizzazione di un software specifico per la consultazione e la gestione dei documenti archiviati.
Dunque si evince un grosso vantaggio per l’azienda che vuole avvalersi della conservazione sostitutiva in outsourcing, ovvero quello di liberarsi della carta, senza preoccuparsi sul come fare, ma semplicemente riducendone i costi.

Tutto sugli obblighi tributari.

2009-07-21T19:42:00.002+02:00

Tratto da un articolo di Salvatore Forastieri

Come assolvere gli obblighi tributari utilizzando sistemi informatici è sempre stato un argomento molto dibattuto.
Se dalla parte tecnologica si avverte questa esigenza, considerando la continua evoluzione dell’informatica, da parte dell’amministrazione Finanziaria, invece, si cerca, o meglio si cercava, di imporre quante più pastoie possibili alla sua applicazione ritenendo che questo nuovo metodo non desse sufficienti garanzie relativamente alla regolare tenuta della contabilità fiscale.
Però la tecnologia è sempre stata una fonte di risparmio per le aziende ed ecco quindi che provvedimenti legislativi, il varo definitivo dell’ E-GOV e provvedimenti dell’Amministrazione Finanziaria hanno aperto la strada ad un nuovo sistema di emissione e principalmente di conservazione di documenti in formato elettronico.
Il D.M. 23/1/2004 è sicuramente da intendersi come il decreto principe attraverso il quale sono stati anche spiegati i termini adoperati nel linguaggio corrente dell’informatica fiscale ossia:
1. Documento analogico : l’atto formato utilizzando valori continui come le tracce su carta, le immagini su film o la magnetizzazione su carta;
2. Documento digitale : testi, immagini, filmati, ecc. formati attraverso valori binari con un processo di elaborazione elettronica;
3. Documento statico non modificabile : documento informatico non modificabile;
4. Firma elettronica : insieme di dati utilizzati come metodo di autenticazione della firma;
5. Firma elettronica avanzata : firma elettronica ottenuta attraverso una procedura che garantisce la connessione univoca al firmatario;
6. Firma elettronica qualificata : firma elettronica qualificata che si basa su un certificato qualificato;
7. Firma digitale : firma elettronica qualificata che utilizza un sistema di doppia chiave, una privata ed una pubblica, che consente al titolare, tramite la chiave privata, ed al destinatario, tramite la chiave pubblica, di verificare l’autenticità del documento;
8. Riferimento temporale : informazione contenente la data e l’ora;
9. Marca temporale : sistema informatico che consente di rendere opponibile a terzi il riferimento temporale.
Nel D.M. vengono precisate anche alcune delle regole alle quali i documenti informatici di natura tributaria devono sottostare, cioè:
a. avere forma di “documento statico non modificabile”;
b. essere emessi con il “riferimento temporale (marca temporale)” e la “sottoscrizione elettronica (firma elettronica)” per garantire la data, l’autenticità e l’integrità del documento;
c. essere memorizzati, seguendo l’ordine cronologico, su di un qualunque supporto per il quale possa essere assicurata la leggibilità nel tempo, ed in modo tale da permettere la ricerca con nome e cognome se persona fisica o denominazione se persona giuridica, nonché con il codice fiscale o la partita IVA;
d. essere esibiti e resi leggibili, anche su supporto cartaceo, a richiesta degli organi di controllo.
Inoltre, relativamente alla conservazione sostitutiva, dopo la memorizzazione avvenuta nei modi ora indicati, il decreto ha anche specificato che la procedura di conservazione dei documenti informatici tributari deve essere effettuata:
1. almeno ogni quindici giorni, per le fatture
2. annuale, per gli altri documenti
Dovrà poi essere inviata, entro il 4° mese successivo alla presentazione del modello UNICO, sia la marca temporale che l’impronta dell’archivio.
Il Decreto Legislativo n.52 del 20 Febbraio 2004 ha definito poi le regole specifiche per la compilazione, l’emissione e la conservazione della fatture, attuando la direttiva comunitaria n.115 del 2001.
In seguito a questo decreto sono stati modificati gli articoli 21, 39 e 52 del D.P.R. 633/72 (il decreto istitutivo dell’IVA) che riguardano: l’obbligo di fatturazione, la tenuta e la conservazione dei registri ed i poteri di accesso dell’amministrazione finanziaria ai fini del controllo fiscale.
L’art.16 del D.L. 29/11/2008 n.185 ha aggiunto al Codice Civile l’art.2215 bis che stabilisce che i libri, i repertori, le scritture contabili e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

La dematerializzazione al centro del Piano E-gov 2012

2009-07-19T18:23:00.004+02:00

Già da anni il Codice dell'Amministrazione Digitale prevede il diritto dei cittadini di colloquiare con le amministrazioni pubbliche per via telematica e l'obbligo per la Pa della gestione elettronica e dell'archiviazione sostitutiva dei documenti. Come spesso accade il rischio che queste rimangano enunciazioni di principi è forte se non si opera per una diffusione massiccia di tecnologia efficiente ed integrata, per un intervento profondo sui processi organizzativi, per regole certe e processi definiti. In questo senso lo sviluppo della "dematerializzazione" è uno degli obiettivi del Piano E-Gov 2012, che presenta quali requisiti stringenti la concretezza e risultati visibili per cittadini e imprese.

Da un articolo di Stefano Luigi Torda (Capo - Dipartimento per l'Innovazione e le Tecnologie) tratto da saperi.forumpa.

La dematerializzazione non è fantascienza

2009-07-10T20:11:00.003+02:00

Con il termine dematerializzazione si intende definire un nuovo importante processo che vede lo sviluppo della gestione documentale attraverso l’uso degli strumenti ICT.
Nel lessico comune forse il concetto di dematerializzazione è più vicino a Star Trek che alla Pubblica Amministrazione, invece con il termine “ dematerializzazione” si intende definire un nuovo importante processo che vede lo sviluppo della gestione documentale attraverso l’uso degli strumenti ICT.
Sul sito del CNIPA Centro Nazionale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione, è spiegata anche la storia di questo termine che, nel tempo, ha assunto valenze differenti.
La sua prima apparizione fu quasi trent’anni fa nel settore finanziario per poi comparire nuovamente nel lessico giuridico, in special modo nell’Aritcolo 42 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale).
Ormai quando si sente parlare di dematerializzazione ci si riferisce alla gestione documentale informatizzata soprattutto all’interno della P.A., ma non solo.
Nello specifico l’obiettivo principale dell’intervento che prevede il progressivo abbandono del cartaceo, è soprattutto la riduzione della spesa pubblica sia in termini di risparmi “diretti “ per esempio la carta, sia intermini di risparmio indiretti, come tempo ed efficienza.
In generale, il processo di informatizzazione e l’archiviazione elettronica dei documenti è un processo che sta riguardando e coinvolge un numero sempre più alto di parti, tra commercialisti, avvocati e manager.
Autore dell' articolo:
Marco Faddi
Web Marketing s.r.l.

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2009-07-08T22:42:00.002+02:00

Finalmente l’Agenzia delle Entrate supera le interpretazioni molto restrittive del passato e rende l’utilizzo della fattura elettronica più semplice e meno oneroso.
Come riferisce Il Sole 24 Ore, con la risoluzione n. 158/E del 15 giugno l'agenzia permette massima libertà sull'individuazione del sistema con cui acquisire l'immagine dei documenti a rilevanza fiscale superando di fatto le rigide interpretazioni delle risoluzioni n. 161/E/2007 e 14/E/2008.
Quindi si può acquisire direttamente l'immagine prodotta generando lo spool senza materializzare il documento su supporto fisico.
L'agenzia delle Entrate ammette, infatti, la conservazione sostitutiva da spool di stampa di documenti analogici prodotti o ricevuti con modalità informatiche ma senza riferimento temporale e di firma digitale dell'emittente.
Comunque per l'esistenza giuridica e la rilevanza fiscale del documento è necessaria la sua materializzazione su supporto cartaceo da conservare, ed esibire a richiesta, fino a quando non sarà completato il processo di archiviazione sostitutiva con apposizione della firma digitale e della marca temporale.
Per quanto riguarda la data il riferimento temporale apposto alle fatture elettroniche ne attesta la data di formazione, la data indicata sulla fattura rappresenta invece la data di emissione.
L'agenzia delle Entrate ha confermato le linee interpretative espresse relativamente alla decorrenza del termine quindicinale di conservazione delle fatture elettroniche, all'invio dell'impronta dell'archivio tributario e all'obbligo di conservare in maniera sostitutiva le fatture che saranno emesse elettronicamente nei confronti delle amministrazioni statali quando diverranno operativi gli obblighi previsti dalla legge 244/2007.
Ancora Il Sole 24 Ore conferma che l'amministrazione finanziaria legittima l'acquisizione dell’ immagine tramite il processo di generazione dello spool di stampa, a condizione che l'immagine così acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento. Per le fatture, ad esempio, sarà necessario che dall'immagine acquisita ai fini della conservazione, risultino gli elementi essenziali ex Dpr 633/72, articolo 21, comma 2.;infine l'immagine da spool di stampa deve essere memorizzata su un supporto di cui sia assicurata la leggibilità nel tempo, con garanzia dell'ordine cronologico e senza soluzioni di continuità.
Sin dal momento della memorizzazione devono, inoltre, essere garantite le funzioni di ricerca ed estrazione secondo gli indici individuati dall'articolo 3 del Dm 23 gennaio 2004.

L' Unione Europea e la fatturazione elettronica

2009-03-20T14:58:00.004+01:00

La Commissione Europea ha deciso di ridurre gli oneri amministrativi per le PMI.

E' stato varato un pacchetto di misure che rivedono le regole sulla fatturazione, che porterà un risparmio stimato in circa 18 miliardi annui.

L'obiettivo principale della Commisione Europea è quello di promuovere e quindi aumentare il ricorso alla fatturazione elettronica.

Tutto questo viene portato avanti nell'ottica, come spiega il vicepresidente Verheugen, della riduzione dei costi amministrativi per le imprese, che dovrebbero così calare entro il 2010 di circa il 25%.

Anche le polizze assicurative possono essere dematerializzate

2009-03-15T16:22:00.000+01:00

Estratto dal regolamento ISVAP

Art. 8 (Modalità di conservazione dei documenti)

1. Le imprese conservano le proposte di assicurazione, i contratti di assicurazione, i trattati,i certificati medici, i fascicoli di sinistro, le comunicazioni delle imprese delegatarie, delleimprese cedenti e delle imprese gestionarie e, in genere, la documentazione di supportoper le annotazioni nei registri assicurativi, per il termine di cui all’articolo 2220, comma 1, del codice civile. Le imprese conservano presso la sede legale o presso la sedesecondaria nel territorio della Repubblica l’evidenza aggiornata dei luoghi diconservazione dei predetti documenti, secondo le disposizioni di cui all’articolo 5, commi1 e 2.

2. Le imprese conservano, anche oltre il termine previsto dall’articolo 2220, comma 1, delcodice civile:

a) gli originali dei contratti di assicurazione emessi e sottoscritti dal contraente e ladocumentazione connessa, per cinque anni dalla data in cui il contratto ha cessato diavere effetto;

b) i fascicoli di sinistro dei rami danni, per cinque anni dalla data della eliminazionesenza pagamento di indennizzo o del pagamento di tutti gli importi dovuti a titolo dirisarcimento e di spese dirette.

3. Le imprese possono effettuare la conservazione digitale sostitutiva dei documenti di cui al comma 1 secondo le disposizioni di cui all’articolo 2220 del codice civile, e per i contratti di assicurazione e i contratti generali di riassicurazione, nel rispetto delle regole stabilite per la conservazione dei documenti originali unici dal decreto legislativo 7 marzo2005, n. 82, e dalle relative disposizioni di attuazione.

4. Le imprese adottano procedure idonee a documentare in modo certo la data di pervenimento presso l’impresa o altro soggetto legittimato a riceverli dei documentirilevanti ai fini della tenuta dei registri assicurativi.

5. Le imprese autorizzate all’esercizio dell’attività assicurativa nei rami danni conservano,nel fascicolo di sinistro, i diari di trattazione relativi ai sinistri per i quali debba essereutilizzato il metodo dell’inventario ai sensi del Regolamento ISVAP n. 16 del 4 marzo2008, secondo le istruzioni di cui all’allegato 1.